SMS zorgt voor minder ‘no-shows’ en een lagere werkdruk van zorgpersoneel
Elke dag zijn duizenden zorgverleners in Nederland in de weer om mensen gezond(er) te maken, klachten te verminderen en patiënten te genezen. Ook al leven we langer dan ooit, er blijft heel veel onderzoek, medicatie en behandeling nodig om ziektes te bestrijden en mensen te behandelen. En daar is natuurlijk ook veel geld voor nodig. Efficiënt werken is dan ook een must. Want net als in het bedrijfsleven geldt in de zorg: tijd = geld. Hoe beter de tijd wordt benut, hoe minder geld de zorg kost. En daar komt de rol van SMS om de hoek kijken. SMS berichten spelen een cruciale rol bij doeltreffend opereren in de zorg. En nee, met ‘opereren’ bedoelen we niet de OK. Wat wel? We leggen het u hieronder graag uit.
Kosten gezondheidszorg stijgen
Gezondheidszorg neemt een steeds belangrijker plaats in onze maatschappij in. Dat heeft onder andere te maken met het feit dat we gemiddeld steeds ouder worden en dat de Nederlandse bevolking vergrijst. Om een indruk te geven van de omvang van de zorg in Nederland: volgens het CBS is in 2019 106,2 miljard euro uitgegeven aan zorg en welzijn (inclusief kinderopvang). Dat is 5,2 procent meer dan in 2018. Sinds 2009 was deze groei niet zo hoog. In totaal werd in 2019 per persoon gemiddeld 6.120 euro uitgegeven aan zorg. Dat is 4,5 procent meer dan in 2018. Hier vindt u meer informatie van het CBS over de zorguitgaven van de afgelopen 20 jaar.
SMS maakt verschil
Vele studies zijn gedaan en vele adviesrapporten geschreven om de kosten van de gezondheidszorg in Nederland en Europa zo laag mogelijk te houden. Van slimmere inkoop van medicijnen tot de ontwikkeling van innovatieve instrumenten die tijd besparen. Maar wist u dat ook geautomatiseerde SMS berichten versturen een effectieve manier is om kosten (en zelfs levens) te sparen? De 160 karakters die een SMS bericht maximaal bevat kunnen een groot verschil maken. Niet alleen als het gaat om verlaging van de werkdruk van uw personeel en het vergroten van de patiënttevredenheid, maar ook als het gaat om de vermindering van het aantal ‘no-shows’. Want door het niet komen opdagen van een cliënt of patiënt (om welke reden dan ook) worden onnodige kosten gemaakt en vinden diagnoses of behandelingen later of zelfs helemaal niet plaats. Met alle gevolgen van dien.
Hoe SMS geld bespaart
De praktijk heeft het al bewezen: één SMS bericht sturen naar uw cliënten om een afspraak bij een zorginstelling te bevestigen voorkomt een groot aantal ‘no-shows’. En ook een afspraakherinnering per SMS zorgt ervoor dat de cliënt er actief op gewezen wordt dat hij/zij de volgende dag op xx tijdstip wordt verwacht bij de zorginstelling. Er staan mensen en apparatuur klaar, de ruimte en tijd zijn gereserveerd. Wees welkom! En het mooie is: het mes van SMS service snijdt aan twee kanten. Aan de ene kant wordt de cliënt aangesproken op z’n verantwoordelijkheid. Het belang van wél verschijnen op de geplande afspraak wordt op een vriendelijke manier onder de aandacht gebracht. Aan de andere kant ervaren de ontvangers zo’n laagdrempelige afspraakbevestiging en herinnering ook als een prettige service vanuit de zorgaanbieder. Zo’n reminder van maximaal 160 tekens wordt dus gezien een beknopte, vriendelijke en persoonlijke manier om te laten weten dat iemand wordt verwacht. Win-win!
Liever SMS dan e-mail
U denkt nu misschien: maar een e-mail sturen kan toch ook? Zeker, ook e-mails worden gebruikt voor afspraakbevestigingen en -herinneringen. Maar of dat nu de slimste, snelste en makkelijkste oplossing is? We zetten de verschillen voor u op een rij:
| Bevestiging per mail | Bevestiging per SMS |
| – De ‘Open Rate’ van e-mail is ca 25%.
– Deze e-mails worden vaak pas na enkele uren of dagen geopend.
– Er is 4G of wifi nodig om mailtjes te kunnen versturen en ontvangen.
– E-mails worden minder vaak geautomatiseerd verstuurd. Typ- en spelfouten zullen vaker voorkomen.
– Een e-mail bevat vaak meer en langere teksten en wordt daardoor minder goed gelezen.
– Een e-mail heeft altijd kans om in een spambox terecht te komen. Of er wordt naar adressen gemaild die niet meer up-to-date zijn.
– E-mails zijn minder duurzaam dan SMS’jes. Een eenvoudige e-mail veroorzaakt een uitstoot van 4 gram CO2. |
– De ‘Open Rate’ van SMS is ca. 97%.
– Meer dan 90% van SMS berichten wordt binnen 3 minuten geopend.
– SMS loopt via de telefoonlijn, dus er is geen internet nodig.
– Met geautomatiseerde SMS bereikt u uw hele doelgroep (of 1 individu) met de juiste tekst op het juiste moment.
– Een SMS ‘dwingt’ de zender om kort en bondig te formuleren. Dit vergroot de leesbaarheid.
– Telefoonnummers hebben een langere ‘houdbaarheid’ dan e-mailadressen. De kans dat een SMS aankomt, is ook om die reden groter.
– Voor een SMS is de uitstoot slechts 0,014 gram CO2. Dit komt vooral omdat SMS via telefoontechnologie loopt en niet via internet |
Dus als u iemand een uitgebreide uitleg of instructie wilt sturen, of u wilt iets aanprijzen met een wervende tekst, dan is e-mail een prima keuze, want SMS versturen vraagt juist om korte, heldere teksten. Maar bij het sturen van bijvoorbeeld een afspraakherinnering (of het sturen van een One Time Password) is een korte, heldere tekst zeer prettig voor de ontvanger. Bovendien kunt u in een SMS ook uitgebreide informatie kwijt. Gewoon door een link naar een website of infopagina mee te sturen. Dat is veel overzichtelijker dan een langdradige tekst in het bericht zelf. Kortom, hoe korter de boodschap, hoe groter de impact. En daar gaat het uiteindelijk om, want meer impact betekent uiteindelijk minder ‘no-shows’. Maar ook: tevreden cliënten en een efficiëntere workflow. En doeltreffend werken zorgt voor minder (onnodige) kosten. Kosten die de zorg veel beter aan onderzoek, diagnoses en behandelingen kan besteden.
In dit artikel vindt u de belangrijkste verschillen tussen e-mail marketing en SMS service:
Het gemak van SMS
Een SMS service aan uw informatiesysteem koppelen (bijvoorbeeld voor het sturen van afspraakbevestigingen), dat is eenvoudiger dan u denkt. Spryng heeft namelijk koppelingen met (bijna) alle ziekenhuisinformatiesystemen (ZIS) en met de meeste andere zorgsystemen. Al met één simpele SMS API kan het personeel met SMS berichten aan de slag. Niet alleen worden afspraakherinneringen en -bevestigingen automatisch per SMS verstuurt, u kunt met een SMS bijvoorbeeld ook het afzeggen van een afspraak bevestigen. Zodat mensen niet onnodig naar uw zorginstelling afreizen. Door een SMS te versturen bij eerder gemaakte, afgezegde en nieuwe afspraken, communiceert u vriendelijk, veilig en effectief. En dat maakt iedereen blij: uw patiënten én uw medewerkers.
Veilig communiceren met OTP
In de zorg worden SMS berichten inmiddels heel vaak als reminder gebruikt. Maar heeft u eenmaal een SMS API, dan is uw SMS service op nog veel meer manieren in te zetten, zoals het One Time Password (OTP’s). Dit zijn automatisch gegenereerde wachtwoorden die slechts één keer gebruikt kunnen worden. Het werkt heel simpel: een One Time Password wordt per SMS naar het betreffende telefoonnummer verzonden en kan eenmalig worden ingevoerd om toegang of toestemming te krijgen. Omdat het wachtwoord elke keer wijzigt, minimaliseert u het risico dat niet-geautoriseerden toegang krijgen tot vertrouwelijke informatie en omgevingen, zoals EPD’s en patiëntenportalen. Ook bij e-consults is het gebruik van OTP een veilige manier om uw cliënten toe te laten tot de online chat.
2FA: veilig inloggen met één SMS
Ook Twee Factor Authenticatie (2FA) verlaagt, net als OTP, het risico op frauduleuze inlogpogingen aanzienlijk. Met 2FA wordt een tweede, tijdelijke toegangscode met een SMS’je naar uw telefoon gestuurd, om te verifiëren dat u de juiste persoon bent die zich online op een platform probeert aan te melden. Check-dubbelcheck in een paar seconden. Dat is amper moeite voor heel veel extra veiligheid.
Met ISO en NEN gegarandeerd veilig
OTP en 2FA via SMS garanderen de privacy en veiligheid van patiëntgegevens, maar er is bij het gebruik van SMS diensten nog veel meer mogelijk op het gebied van security. Bij Spryng is dat alles gewaarborgd in onze ISO 27001 en NEN 7510 certificering. Als enige SMS provider in Europa hebben wij beide certificaten. Door strikte maatregelen en protocollen te volgen kunnen wij de bescherming van vertrouwelijke en privacygevoelige informatie naar onze klanten garanderen. En hun klanten. ISO 27001 is wereldwijd dé standaard voor informatiebeveiliging. Bij NEN 7510 ligt de focus op zorginstellingen en leveranciers die persoonlijke gezondheidsinformatie verwerken (zoals Spryng). Dankzij deze certificaten staat Spryng garant voor de veiligheid van gegevens, verzending en aankomst van de berichten die er echt toe doen. En dat is in de zorg van groot belang. Soms zelfs van levensbelang.
Toepassingen SMS in de zorg
Een SMS service in de gezondheidszorg kent verschillende doeleinden. We zetten ze nog even voor u op een rij:
– Afspraakbevestiging per SMS
Een afspraakbevestiging versturen per SMS is dé manier om het aantal ‘no-shows’ fors te verminderen. Een overtuigend effect met één klein berichtje.
– Afspraakherinnering per SMS
Ook een herinnering per SMS, kort voor elke geplande afspraak, ervaren patiënten als een prettige extra service. Dat blijkt ook uit de cijfers: afspraakherinneringen en -bevestigingen per SMS hebben het aantal ‘no-shows’ in de zorg de afgelopen jaren met zo’n 70 procent teruggebracht.
– SMS authenticatie
Authenticatie via SMS wordt zowel intern (inloggen van medewerkers) als extern (inloggen van cliënten) bij zorgaanbieders toegepast. Artsen, ander zorgpersoneel en patiënten kunnen daarmee vanaf elke gewenste locatie veilig toegang krijgen tot vertrouwelijke informatie. Zonder pottenkijkers.
– SMS alert in geval van nood
Met een SMS alert waarschuwt uw organisatie een grote groep mensen binnen enkele seconden. Een uitkomst bij calamiteiten en noodsituaties.
In dit artikel leest u meer over de verschillende toepassingen van SMS.
Nieuwsgierig geworden?
Bent u geïnteresseerd in het gebruik van SMS voor uw zorginstelling? Wij vertellen u graag meer over alle mogelijkheden, specifiek voor uw organisatie. Of probeer zelf hoe goed SMS service voor zorgaanbieders werkt, met een gratis testaccount. Hier maakt u gratis een account aan. Een vrijblijvende offerte op maat aanvragen kan hier. Ook voor andere vragen staat het team van Spryng voor u klaar.
