Laat patiënten weten dat u om ze geeft
Je verheugen op een tandartsbezoek? Het zal niet vaak voorkomen. Voor veel kinderen én volwassenen is het elke keer weer even slikken als de dag van de afspraak nadert. Toch kan de tandartspraktijk ook een plek zijn waar je met een gerust hart naar toe gaat. Niet alleen voor een controle of om van kiespijn af te komen, maar ook omdat je als cliënt alle vertrouwen hebt in de kennis en kunde van jouw praktijk. Als tandartscollectief of -praktijk kunt u dit vertrouwen versterken. Op allerlei manieren. Uiteraard door de beste zorg te leveren, maar ook met de inzet van moderne communicatietechnieken zoals SMS.
SMS voor tandartsen, veelzijdig inzetbaar
Dat SMS berichten versturen de zorgsector veel gebracht heeft, is onder meer te zien aan de enorme afname van het aantal ‘no-shows’ in de zorg door het gebruik van geautomatiseerde SMS. Als zorgaanbieder weet u: hoe meer mensen op hun afspraak verschijnen, hoe beter het is, voor iedereen. De capaciteit wordt optimaal benut, kosten worden bespaard, personeel minder belast en wachttijden blijven zo tot een minimum beperkt. Bovendien is het niet komen opdagen voor patiënten zelf ook nadelig. Zij kunnen nare gevolgen ondervinden van het (noodgedwongen) uitstellen of verplaatsen van een behandeling. Een SMS (afspraakherinnering) versturen om het aantal ‘no-shows’ terug te dringen wordt niet alleen door ziekenhuizen ingezet. Ook voor tandartsen en mondhygiënisten is SMS een perfect communicatiemiddel, dat op allerlei momenten effectief kan worden ingezet. Uiteraard om patiënten te herinneren aan hun afspraak. Maar er is veel meer mogelijk zodra u gebruikt maakt van een ‘SMS Gateway’. We geven hieronder enkele voorbeelden.
Een cadeautje én een SMS
Voor de meeste kinderen is het tandartsbezoek op z’n minst een ‘spannende’ ervaring. Gelukkig weten tandartsen heel goed hoe ze een kind op hun gemak kunnen stellen. En ook ouders hebben invloed op het wel of niet ontwikkelen van angst bij kinderen. Zo is het slim om een kind al op jonge leeftijd mee te nemen naar de tandarts. Meer tips voor ouders vindt u hier.
Vaak geven tandartsen kinderen een klein cadeautje of een tandenborstel na afloop. Dat helpt zeker om het tandartsbezoek leuker te maken. Ook helder en vriendelijk communiceren werkt geruststellend, naar ouders én kind. Een SMS versturen vanuit de tandartspraktijk is een snelle en simpele manier om dit te doen. Bijvoorbeeld een SMS voorafgaand aan het bezoek, ter verwelkoming. Of juist na afloop van het bezoek. Want een SMS’je naar de ouder(s), met daarin een compliment voor het kind, zorgt voor een trots en blij gevoel bij het kind. Waardoor de drempel bij het volgende tandartsbezoek weer wat kleiner wordt.
“Dit bericht is voor (de ouders van) Joris: Bedankt voor je bezoek Joris! We vonden het fijn dat je er was. Kom je over een halfjaar weer?”
Een SMS afspraakbevestiging
Het bevestigen van een afspraak bij de tandarts door middel van een SMS bericht is een kleine moeite voor de praktijk en een groot plezier voor zender en ontvanger. Want met één simpele SMS weet iedereen precies wat en hoe en is de kans op een ‘no-show’ meteen een stuk kleiner. Bovendien kunt u vanuit de praktijk ook nog een SMS bericht sturen als er een wijziging plaatsvindt in de afspraak, het tijdstip of de datum. Handig en effectief!
“Goedemiddag, wij hebben een afspraak voor u ingepland op dinsdag 29 maart om 16.20 uur. Graag tot dan! Tandartspraktijk Big Smile.”
Afspraakherinnering per SMS
Nog meer dan een afspraakbevestiging zorgt een afspraakherinnering per SMS ervoor dat het aantal ‘no-shows’ in uw praktijk flink daalt. Niet voor niets gebruiken steeds meer zorginstellingen de SMS service hiervoor. Helaas verschijnen ook bij tandartsen mensen regelmatig te laat op hun afspraak. Of ze komen zelfs helemaal niet opdagen. Dat brengt hoge kosten met zich mee en het is zonde van de kostbare tijd van uw medewerkers. Want zij moeten de patiënt nabellen, een nieuwe afspraak inplannen enzovoorts. Terwijl de tandartsstoel intussen leeg blijft. Een automatische afspraakherinnering per SMS sturen vanuit uw orthodontie- of tandartspraktijk is dan ook effectief, goedkoop en vriendelijk. En makkelijk in te plannen, bijvoorbeeld een dag van tevoren, met uw eigen gekozen tekst.
“Graag herinneren wij u eraan dat u op 17 november om 10.00 uur een afspraak heeft bij tandarts Koning. Met vr. groet, Gezondheidscentrum Ypenburg.”
SMS bericht na de behandeling
Niet alleen kinderen, ook volwassenen gaan soms met lood in de schoenen naar de tandarts of mondhygiënist(e). Uw patiënten geruststellen en vertrouwen geven helpt daarbij. Niet alleen voor en tijdens de behandeling, maar ook daarna. Dus als uw patiënten na de behandeling of controle nog een vriendelijk SMS bericht vanuit uw praktijk ontvangen, dan versterkt dit de betrokkenheid en relatie op lange termijn. De kracht van slechts 160 tekens (of minder)!
“Hartelijk dank voor uw bezoek aan tandartsenpraktijk Voorhof. Als u nog vragen heeft, dan horen wij dat graag. Prettige dag!”
Op tijd betalen met SMS
De vele toepassingen van de SMS Gateway maken SMS een populair middel voor organisaties om snel, veilig en vriendelijk met hun cliënten te communiceren. Het is bovendien een stuk goedkoper dan elke keer een mailtje tikken of een brief posten! Dus ook als iemand vergeten is om een factuur te betalen, is een SMS’je dé manier om dit op een laagdrempelige manier te communiceren. Als u na de vervaldatum van de factuur eerst een SMS stuurt, is de kans groot dat u geen officiële betalingsherinnering per mail of post meer hoeft te versturen. Dat scheelt niet alleen tijd en geld. Het komt ook een stuk vriendelijker over!
“Heeft u onze factuur over ‘t hoofd gezien? Gelieve € 72,80 te betalen op IBAN ABC00NL12345678 t.n.v. Praktijk Bosman met ref. 345/202106. Vragen? Bel 0465 123456.”
Ervaringen delen via SMS
Als zorgaanbieder doet u uw uiterste best om uw patiënten of cliënten optimale zorg te bieden. Daarbij is feedback krijgen belangrijk. Wat gaat er goed of zelfs uitstekend in uw tandartspraktijk? Waar liggen verbeterpunten? Met een SMS bericht kunt u topservice bieden. Heel simpel, door mensen die uw praktijk bezocht hebben, te vragen naar hun ervaringen. Deel in het SMS bericht bijvoorbeeld een link naar een enquête of een reviewsite. De vragenlijst kunt u uiteraard zo uitgebreid of bondig mogelijk maken als u zelf wilt.
“Goedemorgen, hoe heeft u het bezoek aan Praktijk voor Mondzorg Ommen ervaren? Wij zijn benieuwd naar uw mening [link]. Alvast hartelijk dank voor uw reactie.”
Veilig dataverkeer met 2FA en OTP
Beeldbellen met de huisarts of specialist is al langer mogelijk. Maar in 2020 heeft het aantal e-consults pas echt een vlucht genomen. Door de wereldwijde uitbraak van het coronavirus wilden of konden veel mensen de deur niet meer uit. Beeldbellen vanuit huis werd voor veel patiënten met milde klachten en vragen dé oplossing. Inmiddels raken e-consults steeds meer ingeburgerd. Voor tandartsen is beeldbellen misschien minder aan de orde dan voor huisartsen. Maar ook hier zijn situaties denkbaar waarbij videobellen makkelijker, veiliger of handiger is dan een persoonlijk bezoek aan uw praktijk. Denk bijvoorbeeld aan een probleemgericht consult, een beugelconsult of instructies en informatie over de verzorging van het gebit. Om een betrouwbare digitale connectie tussen arts en patiënt tot stand te brengen is SMS onontbeerlijk, want met Two Factor Authentication (2FA) of een One Time Password (OTP) garandeert u een veilige verbinding. En die kunnen heel snel (en veilig!) worden verzonden via SMS! Dat scheelt tijd en een hoop digitale zorgen.
“Goedendag, uw eenmalige wachtwoord om in te loggen bij Tandartspraktijk De Viersprong is 653022.”
De kracht van SMS
Een geautomatiseerde SMS op het juiste moment, naar de juiste persoon met de juiste boodschap. Dat is makkelijker te realiseren dan u misschien denkt, want met één simpele SMS API kunt u al aan de slag. De SMS API wordt heel eenvoudig in de bestaande software van uw praktijk geïmplementeerd. Vanaf dat moment kunt u onder andere een afspraakbevestiging en/of -herinnering sturen, een compliment of een OTP. Door SMS in te zetten, communiceert u vriendelijk, veilig en snel met uw patiënten. En houdt u hen op de hoogte én tevreden.
ISO en NEN certificaten
Tot slot wijzen we graag ook nog even op de certificering die u de garantie geeft voor veilig dataverkeer. Als enige SMS provider in Nederland werkt Spryng namelijk met het ISO 27001 én NEN 7510 certificaat. De twee certificaten samen staan garant voor optimale informatiebeveiliging, met de nadruk op de zorgsector, want veilig dataverkeer is in de zorg (waar wordt gewerkt met o.a. EPD’s) natuurlijk extra belangrijk. Door te werken volgens deze vastgelegde strenge normen weet u dat Spryng verantwoord omgaat met uw vertrouwelijke gegevens én met de gegevens van uw patiënten. Werken volgens ISO 27001 en NEN 7510 is voor u dus het bewijs dat wij onze informatiebeveiliging op orde hebben.
SMS in theorie en (uw) praktijk
SMS is in theorie en praktijk (uw praktijk!) een aanwinst voor uw organisatie. Het zorgt voor een efficiëntere werkstroom, extra service naar uw patiënten en lagere kosten door een daling van het aantal ‘no-shows’. Grote kans dus dat u meer wilt weten wat SMS precies voor u kan betekenen. Neem gerust even contact met ons op voor meer informatie. Of probeer zelf hoe makkelijk onze SMS API in de zorg werkt, met een gratis testaccount. Ontvangt u liever meteen een vrijblijvende offerte? Klik hier.
